شاید شما هم  همیشه به افرادی که  انتقادات سازنده را با بتمام وجود می پذیرند و قبول می کنند غبطه بخورید.  و شاید هم مانند خیلی ها با این ویژگی خوب به دنیا نیامده باشید و طی مدت زمان کاریتان و  همیشه حتی اگر بازخوردی صحیح و دقیق از سایرین دریافت کنید باز هم برای پذیرفتن آن با خود کلنجار بروید.

شاید هم به محض این که طرف مقابلتان شروع به صحبت می کند ضربان قلبتان بالا برود و در ذهنتان به دنبال توضیحی برای رفع و رجو کردن حمله احتمالی ای که ممکن است به شخصیت شما و نحوه کارکردتان شود بگردید و بعد از آن نیز به دنبال جوابی متقابل برای تصحیح هر گونه اقداماتی که مورد بحث قرار گرفته است بگردید. در این لحظه شما تنها هستید!

متاسفانه بسیاری از افراد بدون فکر و از روی احساسات ناگهانی عکس العمل تدافعی و خشمگینانه و یا شاید هم بدتر از آن از خود نشان می دهند و حتی به طرف مقابل حمله می کنند.

اما حقیقت این است که شما باید این مشکل را حل کنید، همه ما این را می دانیم که  در واقع یک انتقاد سازنده می تواند چیزی ارزشمند برایمان باشد.

پس چگونه دفاع کردن از خود را بیاموزیم؟ دفعه بعد که با انتقادی سازنده از جانب مدیر یا همکار مواجه شدید، از این روند شش مرحله ای برای با درایت و به درستی برخوردن کردن در آن شرایط استفاده کنید.

در اولین لحظاتی که  نشانه هایی از مورد انتقاد قرار گرفتن را احساس می کنید، قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید، آن را متوقف سازید. سعی کنید که سریع عکس العمل نشان ندهید. برای متوقف کردن عکس العلمتان حداقل به یک ثانیه وقت احتیاج دارید. شاید در زندگی واقعی یک ثانیه چیز ناچیزی باشد، اما در واقع برای مغزتان همان یک ثانیه زمان زیادی برای پردازش شرایط فعلی است و در آن لحظه میتوانید کاری کنید که صورتتان به حالت تدافعی درنیاید و واکنشی کنایه دار از خود نشان ندهید و به خودتان یادآوری کنید تا آرام بمانید.

اکنون شما چند ثانیه وقت دارید تا به سرعت  مزایای دریافت یک  انتقاد سازنده را با خود مرور کنید. مواردی هم چون بهبود مهارت ها،  بهتر کردن بهره کاری و روابط خود و کمک به برآورده کردن انتظاراتی که مدیر و دیگر افرادی که با آن ها در ارتباط هستید،  از شما انتظار دارند.

همچنین شما باید سعی کنید تا هر واکنشی را که نسبت به فردی که بازخوردی از خو ارائه می دهد را  محدود سازید. این شرایط  چالش بر انگیز می تواند زمان دریافت انتقاد از یک همکار، یک شریک یا کسی که کاملا هم نسبت به او احساس احترام ندارید برایتان اتفاق بیوفتد ، اما به یاد داشته باشید: بازخورد دقیق و سازنده حتی از منابع ناقص نیز به دست می آید. گاهی اوقات حتی از یک منبع ناقص نیز می توان به یک بازخورد دقیق و سازنده رسید.

شما از واکنش معمول خود اجتناب کرده اید، مغز شما در حال کار است و شما تمام مزایای گرفتن یک بازخورد را به خاطر آورده اید. آفرین به شما. در حال حاضر، شما آماده  این هستید که در یک گفتگوی مولد و با شخصیتی شایسته و با ذهن متفکرتان شرکت کنید. (برخلاف شخصیت مبارزتان)

زمانی که شخصی نظرش را با شما به اشتراک میگذارد، به دقت به او گوش دهید. به فرد اجازه دهید تا بدون وقفه افکار کامل خود را با شما به اشتراک بگذارد. زمانی که صحبت هایشان تمام شد، مکالمات فرد مقابلتان را تکرار کنید. به عنوان مثال بگویید :” این طو که شندیم شما تمایل دارید تا گزارشات هفتگی بیشتری ارائه کنم، درست است؟”

در این مرحله، از تجزیه و تحلیل یا پرسیدن سوالاتی که درباره اظهار نظرات آن شخص هستند بپرهیزید. در عوض،  تمرزکتان را فقط بر روی درک نظرات و دیدگاه های او بگذارید و در آن لحظه بنا را بر صداقت او بگذارید و بگویید که میدانید بازخورد دادن به دیگران می تواند کار سختی باشد. تشخیص دهید که شخص که به شما بازخورد  می دهد ممکن است که عصبی باشد  و نتواند ایده های خود را  به طول کاملا به شما بیان کند.

تشکر کنید

سپس (می توان گفت که این بخش سخت ترین بخش کار است) به چشمان طرفتان نگاه کنید و بابت بازخوردی که ارایه کرده است از او تشکر کنید. در باره این موضوع نگران نباشید و سعی کنید تا فرد معقولی باشید و بگویید: “واقعا از شما قدردانی می کنم که وقت گذاشتید تا درباره این موضوع با من صحبت کنید.”

ابراز قدردانی به این معنی نیست که شما صرفا با ارزیابی طرف مقابلتان  موافق هستید، اما نشان دهنده این است که شما متوجه تلاشی که همکار شما برای ارزیابی شما و به اشتراک گذاشتن افکارش برای شما کرده است هستید.\

حال برای ساختار شکنی نظر طرف مقابلتان سوالاتی بپرسید

اکنون وقت آن رسیده است تا بازخوردی که دریافت کرده اید را مرور کنید، احتمالا در این مرحله  می خواهید تا مساله براتان واضح تر شود شما نیز نظرتان را به اشتراک بگذارید. از این که وارد مناظره و گفت و گو شوید نترسید و از آن اجتناب نکنید، در عوض سوالاتی مطرح کنید تا ریشه مسائل مطرح شده و راه حل های ممکن برای رسیدگی بدانها را پیدا کنید.

به عنوان مثال، تصور کنید که یک همکار به شما این طور می گوید که شما در جلسه کمی جوش آورده اید،  در این جا چند راه برای ساختار شکنی بازخورد همکارتان وجود دارد:

مثال هایی  خاص برای کمک به این مسئله پیدا کنید “مثلا بگویید من کمی ناامید شده بودم، اما می توانید به من بگویید که  دقیقا در کدام لحظه احساس کردید که من داغ کرده ام؟”

بازخوردی را که بی چون و چرا آن را درست می دانید، خودتان تصدیق کنید مثلا بگویید: ” بله شما درست میگویید، من در آن لحظه وسط حرف آن شخص پریدم و بعدا بابت آن از او معذرت خواهی کردم.”

سعی کنید درک کنید آیا این یک مسئله جداگانه است یا خیر (مثلا یک اشتباه که قبلا و زمانی انجام داده اید)، مثلا بگویید: “آیا متوجه شدید که من در جلسات دیگر نیز جوش آورده باشم؟”

به دنبال راه حل هایی بنیادی برای حل آن انتقاد باشید، مثلا بگویید: “دوست دارم نظرات شما را درباره این که چگونه می توانم در آینده به طرز متفاوتی این مشکل را رفع کنم، بشونم.”

برای پیگیری کردن درخواست زمان کنید

امیدواریم که در این نقطه از مقاله، با مسایل ذکر شده در بالاتر موافق بوده باشید. زمانی که یاد گرفتید که چگونه در این شرایط باید صحبت و عمل کنید و مجددا از طرف مقابلتان بابت انتقادش تشکر کردید، میتوانید بحث را خاتمه دهید و حرکت کنید.

این بدین معناست، که اگر مشکل بزرگی وجود دارد و یا چیزی توسط رییستان ارایه شده است، میتوانید یک درخواست یک جلسه پیگیری بکنید تا سوالات بیشتری بپرسید و سر مراحل بعدی با وی توافق کنید. و این  روش درست است و برای  پردازش بازخورد، مشاوره از طرف دیگران و فکر کردن در مورد راه حل ها به شما زمان میدهد.

 غالبا انتقاد سازنده تنها راهی است که میتواند توسط آن درباره ضعف هایتان یاد بگیرید و بدون آن نمی توانید خود را بهبود ببخشید. هنگامی که حالت تدافعی دارید، به جای پذیرش و مهربانی، این فرصت رسیدن به درک و بینش را نیز به خطر انداخته و آن را از دست می دهید. به خاطر داشته باشید تا انتقاد کردن و پذیرفتن انتقاد، کار آسانی نیست، اما هم در زمان حال و هم در بلند مدت به شما کمک خواهد کرد.